مهارات الاتصال
المدرب الدولي
مؤيد العابد
|
|
محتوى برنامج "مهارات الاتصال"
المدرب
الجلسة الأولى:
|
دليل
الاتصال الفعال
·
المقصود بالاتصال .
·
عناصر الاتصال .
·
انواع الاتصال .
·
معوقات الاتصال الفعال و
أساليب مواجهتها .
|
الجلسة الثانية:
|
تمرينات
في الاتصال الفعال
· تمرين
رقم (1) ( هل تنصت/تنصتين بعناية) .
· تمرين
رقم (2) (استقصاء قياس فعالية الاتصال )
· اعتبارات
أساسية ينبغى مرعتها .
|
الجلسة الثالثة:
|
كيفية
استخدام الاتصال الفعال
· تمرين
الاتصال فى اتجاه واحد و اتجاهين .
· عرض
فيلم .
|
اليوم
الثاني
|
|
الجلسة الرابعة:
|
الاتصال
افعال: حالات تطبيقية
· تمرين
مختبر الإشاعة .
|
الجلسة الخامسة:
|
الاتصال
الفعال: حالات تطبيقية
· استقصاء
صورة الذات
· كيفية
تحديد الحاجات و الدوافع
|
الجلسة السادسة:
|
الاتصال
الفعال: حالات تطبيقية
· استخدام
عناصر الاتصال الفعال فى اعداد و توجيه خطاب .
|
عزيزي
المتدرب/عزيزتي المتدربة
مرحبا فى برنامج "مهارات
الاتصال"
يهدف هذا لبرنامج إلى تنمية
المهارات الخاصة ب "الاتصالات " لدى المشاركات /المشاركين من خلال
التعريف بماهية الاتصال , من خلال التعريف بماهية الاتصال, و التركيز على تحديد
عناصر الاتصال و انواعه, و مناقشة اهم معوقات الاتصال الفعال و الاساليب المختلفة
لمواجهتها,
و ذلك من خلال مجموعة من
التمرينات العملية و الافلام .
و تقوم فلسفة هذا البرنامج على
المشاركة الفعالة من جانب المتدربين و المتدربات , ومن ثم فهى لا تركز على
المحاضرات و انما تعتمد على الحوار و تبادل الرأى من خلال المناقشات و ورش العمل .
و يعتمد نجاح هذا البرنامج فى
المقام الاول على كل متدرب و متدربة من خلال المشاركة و طرح الآراء .
الجلسة الاولى
 |
أولاً: المقصود بالاتصال:
1-
الاتصال هو انتقال وتبادل البيانات والمعلومات والآراء والمشاعر والاتجاهات إلى
كافة أجزاء التنظيم وذلك من الخارج إلى
المنظمة أو من المنظمة إلى المجتمع المحيط بها وكذلك بين مختلف المستويات الإدارية
.
2-
عملية الاتصال هى عملية تبادلية ذات اتجاهين ( معلومات متبادلة بين شخصين بحيث
يمكن لأى منهما التأثير فى الآخر)، وليس فى اتجاه واحد ( أوامر صادرة من شخص لآخر)
.
3- تهدف عملية الاتصال إلى :
ÿ التأثير فى الآخرين.
ÿ عرض وجهات النظر.
ÿ نقل معلومة محددة.
4- قد يكون
الهدف من الاتصال إدارة اجتماعات داخل المنظمة، أو عرض أفكار ومقترحات ، أو كتابة
تقرير. فلب هذه الأنشطة يتركز بالأساس حول تحديد الهدف بدقة واستخدام أسلوب للعرض
يتلاءم مع نوعية المستقبلين.
5- ينصب الاهتمام فى هذا البرنامج على الاتصالات
التى تحدث فى الأمانة العامة للمجلس القومى للمرأة و فى لجان المجلس المختلفة و
فروعه بالمحافظات .
ثانياً: عناصر الاتصال:
الاتصال له أربعة عناصر هى:
1-
المرسل. 3- المستقبل.
2 - الرسالة. 4- وسيلة الاتصال.
ثالثاً: أنواع الاتصال:
1-
اتصال رسمى / غير رسمى :
·
اتصال
رسمى: هو الاتصال الذى يتم بين المستويات المختلفة فى
المنظمة بالطرق الرسمية المتفق عليها كاجتماعات الأمانة العامة للمجلس بالمسئولين
التنفيذيين، أو تداول التقارير و المذكرات المكتوبة .
·
اتصال غير رسمى:
هو الاتصال الذى يتم بطريقة غير رسمية بين
العاملين مثل اللقاءات غير الرسمية فى أية مناسبة من المناسبات التى تسمح بنقل
المعلومات بين الأشخاص.
2-
اتصال تصاعدى / تنازلى / أفقى :
·
الاتصال التصاعدى:
من أسفل إلى أعلى ( من فروع المجلس إلى المانة العامة للمجلس القومى للمرأة) .
·
الاتصال التنازلـــى : من أعلى إلى أسفل
(من أمين المجلس القومى لأعضاء الأمانة العامة).
·
الاتصال الأفقى:
من قسم لقسم فى نفس مستواه ( مثل الاتصال بين رؤساء اللجان المختلفة للمجلس القومى
للمرأة ،أو أمناء فروع المجلس فى المحافظات).
3-
اتصال مكتوب / شفوى :
·
الاتصال المكتوب : ( اتصالات دقيقة ، يمكن
حفظها).
·
الاتصال الشفوى : ( مرن - يمكن من الإجابة
عن الأسئلة والاستفسارات)
تمرين :
خلال عملك فى المجلس القومى للمرأة تقوم / تقومين بالعديد
من الاتصالات ، اذكر / اذكرى أمثلة لتلك الاتصالات
·
اتصال
رسمى
..............................................................................................................................................................................
·
اتصال
تصاعدى
..............................................................................................................................................................................
·
اتصال
شفوى
..............................................................................................................................................................................
رابعاً: معوقات الاتصال الفعال وأساليب
مواجهتها
1- المعوقات:
§
غموض
الهدف: قد لا يعرف المرسل هدفه بالضبط, فيركز على
الوسيلة ( إصدار كتيب، عقد اجتماع) ، دون تحديد الهدف من توصيل الرسالة للآخرين .
§
الاستخفاف بالمستقبل:
قد لا يهتم المرسل بمعرفة ما إذا كان المستقبل
راغباً فى استقبال الرسالة، وقادراً على فهمها أم لا .
§
القياس غير الدقيق للنتائج:
فى هذا الإطار نلاحظ أنه:
-
إذا
كان هدف المرسل هو مجرد إخبار المستقبل بشئ
فإن هدفه يكون قد تحقق بتسلم المستقبل
للرسالة.
-
إذا
كان الهدف من الرسالة إنجاز عمل ما فإنه ينبغى الاهتمام بمدى اقتناع المستقبل
بالتصرف على النحو الذى أراده المرسل .
تمرين :
من خبرتك وعملك فى المجلس القومى للمرأة ما هى أهم العقبات التى
تواجه عملية الاتصال الفعال ...
·
بين
المكاتب المختلفة داخل الأمانة العامة للمجلس
..............................................................................................................................................................................
·
بين
اللجان و الفروع بعضها ببعض و بينها وبين الأمانة العامة
..............................................................................................................................................................................
2-
أساليب المواجهة:
* تحديد المشكلة
: ( جمع كافة المعلومات المتعلقة بالمشكلة) مثل(
من هم المستقبلون، طبيعة العلاقة بين المرسل
والمستقبلين، .... الخ).
* تحديد الهدف الأساسى من الاتصال:
هل الهدف هو مجرد توصيل معلومة أم إقناع المستقبلين بالتصرف على نحو ما ، ....
الخ) .
*صياغة الرسالة:
( مدى تحقيق الصيغة الأساسية للرسالة للهدف المرجو منها).
· قائمة على بحث ودراسة الحقائق.
· خالية من الثغرات.
· متضمنة الشروح والإيضاحات المرتبطة بالموضوع.
* ملاءمة الرسالة للمستقبل:
( ترجيح الرسالة التى سوف تلقى قبولاً أكبر من المستقبلين) ولذلك لا بد من دراسة
جيدة للمستقبلين للرسالة ( من هم المستقبلون، طبيعة اهتماماتهم هل هم جميعاً
مهتمون بالأمر بنفس الدرجة، ... الخ ).
* اختيار الوسيلة المناسبة للرسالة :
( من بين وسائل الاتصال المتاحة ينبغى اختيار
الوسيلة الأكثر ملاءمة للهدف).
* قياس نتائج الاتصال بدقة :
· تقييم الاستجابة للاتصال تقييماً علمياً.
· من المهم ملاحظة الفارق بين الرسالة والأسلوب
المستخدم لتوصيلها . فقد يكون هناك قبول للأسلوب المستخدم( مثل الإعجاب بالكتيب أو
التصفيق للمحاضرة ) دون أن يعنى ذلك فهم الرسالة ذاتها.
تمرين :
يتعامل المجلس القومى للمرأة مع فئات مختلفة
من النساء سواء فى الحضر أو الريف ، المتعلمات منهن وغير المتعلمات .. على ضوء
معرفة الوسائل السابقة وجه / وجهى هذه
الرسالة " أهمية مشاركة المرأة فى العمل العام "
·
إلى
مجموعة من السيدات غير المتعلمات فى الريف
..............................................................................................................................................................................
·
إلى
مجموعة من السيدات المتعلمات فى الحضر
..............................................................................................................................................................................
الجلسة
الثانية
تمرينات فى الاتصال الفعال
 |
عادات الاتصال السيئ
من خلال عملية الاتصال يلاحظ
أننا نقضى وقتاً طويلاً فى عملية الإنصات إلا أنّ نسبة كبيرة من البشر لا يتصفون
بصفات المنصتين الجيدين. ومن بين أسباب ذلك أنهم تتكون لديهم بعض العادات غير
الطيبة التي تعيق عملية الإنصات الجيد لديهم . وقد تستمر معهم طوال حياتهم إلا إذا
أولوها عناية وحاولوا تغييرها بالتدريب
الجاد.
وفيما يلي قائمة تتضمن تلك العادات السيئة الشائعة:-
1- عدم الاهتمام وعدم التركيز بعناية:
يسمح البعض لأنفسهم بالتشتت
والقيام بعمل أكثر من شيء فى الوقت الواحد (الإنصات والتحدث فى الهاتف), أو
التفكير فى شيء آخر أثناء الإنصات، كذلك أحياناً ما نتعمد عدم الإنصات لرسالة بعض
الأفراد.
2- التظاهر بمظهر المنصت:
يتعمد البعض التظاهر بمظهر
المنصتين وهم يفكرون فى شيء آخر مما يعطى الانطباع لدى المتحدث أن المستقبل يفهم
جيداً ما يقوله.
3- الاستماع دون الإنصات:
أحياناً
يستمع الشخص للبيانات الواردة والمقدمة له، ولكنه لا يتعمق فى فهم مضمونها
أو دلالاتها والذي يتم بسبب عدم الإنصات المتعمق.
4- الإنصات غير المكتمل:
أحياناً ما ينصت الشخص للحديث
حتى الجزء الذي يهمه ويريد التحدث بشأنه، ثم تتوقف عملية الإنصات عند هذا الحد ، حيث يقوم المستقبل (فى
عقله) بتجريب ما سيقوله ومن ثم ينتظر الفرصة لإعلانه.
5ـ المقاطعة :
لا ينتظر الشخص هنا حتى يتلقى
الرسالة كاملة ليفهم المعنى الكلي. وهنا
نجد أن المستقبل يتسرع بالتدخل (وأحياناً
بعنف) بقطع الحديث الدائر.
6ـ سماع ما يريد الإنسان سماعه فقط:
هنا يستقبل الإنسان الرسائل
بالشكل الذي يريده أو يرغب أن تكون عليه ، ويرفض استقبال أى رسائل تتعارض مع
رغباته ومفاهيمه.
7ـ السلوك الدفاعي:
هنا يكّون المستقبل رأيه مسبقاً
عما يتلقاه من بعض الأفراد نتيجة فكرته المسبقة عن هؤلاء الأفراد ، ويتوقع هجوم هؤلاء المتحدثين عليه وبالتالي
يلجأ إلى ما يعرف بالسلوك الدفاعي.
8ـ الإنصات حتى النقطة التي تؤهل للاختلاف
مع المتحدث:
البعض منا ينصت حتى اللحظة
التي يستخلص فيها لنفسه النقطة التي يستطيع منها الانطلاق مهاجماً للطرف الآخر.
تمرين :
والآن
هل تستطيع / تستطيعين تحديد أى من هذه العادات لديك ...
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
 |
قياس فعالية الاتصال
فيما يلي خمسون عبارة ، اقرأ / اقرأى كل واحدة منها
بعناية مقرراً مدى انطباقها عليك شخصياً.
ثم ضع دائرة حول الرقم المناسب لكل عبارة مع العلم بأن اختيارك للخانة رقم (1) يدل
على أنك فى هذه الحالة موافق تماماً ........... وهكذا.
ويتوقف هذا بالطبع على مدى انطباق هذه العبارات عليك .
*برجاء توخي الدقة والصراحة التامة لكي
يحقق الاستقصاء الهدف منه.
|
غير موافق بشدة
|
غير موافق إلى حد ما
|
أوافق إلى حد ما
|
أوافق بشدة
|
العبـــــــــــــــــــارة
|
م
|
|
|
|
|
|
أختار كلماتي بعناية ودقة.
|
1.
|
|
|
|
|
|
أحدد المعاني التي أقصدها بوضوح تام.
|
2.
|
|
|
|
|
|
لدى القدرة على التعبير عن أفكاري وآرائي ومشاعري.
|
3.
|
|
|
|
|
|
أهتم بتوضيح أفكاري حتى لا يحدث لبس أو سوء فهم.
|
4.
|
|
|
|
|
|
أتحاشى الغموض.
|
5.
|
|
|
|
|
|
أركز ذهني فيما يقال لي.
|
6.
|
|
|
|
|
|
أؤجل الحكم على الأمور وتقييمها إلى أن أنتهي من الاستماع.
|
7.
|
|
|
|
|
|
أتحاشى مقاطعة المتحدث.
|
8.
|
|
|
|
|
|
أتمتع بعقلية متفتحة للأفكار والآراء والمقترحات الجديدة
|
9.
|
|
|
|
|
|
أهتم بالأفكار والمعاني اكثر من الاهتمام الحرفي بالألفاظ .
|
10.
|
|
|
|
|
|
أخطر رؤسائي بما أقوم به.
|
11.
|
|
|
|
|
|
أتجنب الإفراط فى تبسيط الأمور الصعبة إلى الحد الذى يؤدى الى سوء
فهمها .
|
12.
|
|
|
|
|
|
أتقبل النقد البناء.
|
13.
|
|
|
|
|
|
اقدم توصياتي باقتناع.
|
14.
|
|
|
|
|
|
أقوم بعرض الآراء والاقتراحات بدون تحيز.
|
15.
|
|
|
|
|
|
أعطى تعليمات واضحة وغير مبهمة.
|
16.
|
|
|
|
|
|
أمد المرؤوسين بما يحتاجون إليه من معلومات لأداء أعماهم بدقة .
|
17.
|
|
|
|
|
|
أشجع اقتراحات التطوير.
|
18.
|
|
|
|
|
|
أحد من انتشار الشائعات.
|
19.
|
|
|
|
|
|
أفهم اهتمامات المرؤوسين وأهتم بها.
|
20.
|
|
|
|
|
|
أستشير المتخصصين داخل المنشأة .
|
21.
|
|
|
|
|
|
أبذل جهدي لحل المشكلات وفض النزاعات القائمة.
|
22.
|
|
|
|
|
|
أتبادل الأفكار والمعلومات مع الزملاء.
|
23.
|
|
|
|
|
|
أنسق الأنشطة مع الزملاء فى المواقع الأخرى .
|
24.
|
|
|
|
|
|
أحرص على المحافظة على العلاقات الطيبة مع العاملين معي .
|
25.
|
|
|
|
|
|
أشجع الاتصالات الصاعدة مع المرؤوسين.
|
26.
|
|
|
|
|
|
أبدو ودودةً فى تعاملاتي.
|
27.
|
|
|
|
|
|
التزم بالعدل وعد التحيز .
|
28.
|
|
|
|
|
|
أؤيد آراء المرؤوسين فى حالة اقتناعي بصوابها.
|
29.
|
|
|
|
|
|
أقيم الحقائق بطريقة موضوعية .
|
30.
|
|
|
|
|
|
أحترم سرية ما يقال لي ولا أفضى به للآخرين .
|
31.
|
|
|
|
|
|
أفهم مشاعر الآخرين وأتعاطف معهم.
|
32.
|
|
|
|
|
|
أنصت بعناية .
|
33.
|
|
|
|
|
|
أتبع أساليب المناقشة والحوار .
|
34.
|
|
|
|
|
|
أحتفظ بهدوئي وموضوعيتي فى المواقف الانفعالية.
|
35.
|
|
|
|
|
|
أحدد الأهداف وأضع المعايير الواضحة لتقييم الأداء.
|
36.
|
|
|
|
|
|
أطلع المرؤوسين على ما هو
المتوقع منهم.
|
37.
|
|
|
|
|
|
أهتم بمقابلات تقييم الأداء وأديرها بفعالية .
|
38.
|
|
|
|
|
|
أتبع الطرق الإيجابية فى
إرجاع الأثر عن أداء المرؤوسين.
|
39.
|
|
|
|
|
|
أناقش الخلافات التي تطرأ بأمانة وبصدر رحب.
|
40.
|
|
|
|
|
|
أتجنب التكلف واستخدام أسلوبي الطبيعي فى الكتابة حسب مقتضيات
الموقف.
|
41.
|
|
|
|
|
|
أتجنب الإبهام والتعميم.
|
42.
|
|
|
|
|
|
أهتم بالعبارات الواضحة المحددة.
|
43.
|
|
|
|
|
|
أستخدم قواعد الإملاء والهجاء الصحيحة .
|
44.
|
|
|
|
|
|
أهتم بالبريد والرسائل الواردة إلى واحرص على الرد عليها بشكل
مقنع.
|
45.
|
|
|
|
|
|
أهتم بإعداد جداول أعمال الاجتماعات.
|
46.
|
|
|
|
|
|
أبذل جهدي لكي يتحقق هدف الاجتماع .
|
47.
|
|
|
|
|
|
أشجع كل المناقشات والإضافات المناسبة.
|
48.
|
|
|
|
|
|
أبذل جهدي لتسهيل طريقة أداء العمل وأبتعد عن السيطرة.
|
49.
|
|
|
|
|
|
أبذل جهدي للتوفيق بين آراء أفراد المجموعة .
|
50.
|
استقصاء فعالية الاتصال
(تسجيل النتائج)
· انقل/انقلى الدرجة التي حصلت/حصلتى عليها في
الخانة المعدة أمام رقم كل عبارة.
· اجمع/اجمعى نتيجة كل مربع من المربعات العشرة.
· سجل/ سجلى أمام كل عبارة الإجمالي الخاص بها
· اجمع/ اجمعى مجموع العناصر لتحصل/ لتحصلى على
الإجمالي العام لفعالية الاتصال.
|
النتيجة
|
العنصر
|
|
|
المعاني والألفاظ
|
|
|
الإنصات الفعال
|
|
|
الاتصال بالرؤساء
|
|
|
الاتصال بالمرؤوسين
|
|
|
الاتصال بين الجماعة
|
|
|
التظلمات والشكاوى
|
|
|
المقابلة والتشاور
|
|
|
تقييم الأداء
|
|
|
الاتصال المكتوب
|
|
|
المؤتمرات والاجتماعات
|
|
|
إجمالي فاعلية الاتصال
|
قسم/ قسمى النتائج إلى فئات، فإذا كانت فئتك
واقعة فى:
الفئة الأولى من
140-159 ( ذلك يعنى أنّ فعالية
الاتصال متوسطة)
الفئة الثانية من
160 - 179 (ذلك يعنى أنّ فعالية
الاتصال جيدة)
الفئة الثالثة من
180 -200 (ذلك يعنى أنّ فعالية الاتصال
جيدة جداً)
ثم
حدد/ حددى أخيراً العناصر التي يقل عندها إجمالي الدرجات عن 15 درجة، علماً بأنها
ستكون هى العناصر التي تحتاج منك إلى صقل
فى مهارات الاتصال.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق